Giải pháp Quản lý báo chí được xây dựng trên hệ thống phần mềm lõi SharePoint phiên bản 2011, kế thừa đầy đủ các tính năng tiên tiến nhất của hệ thống phần mềm lõi, đảm bảo tính an toàn, bảo mật, tính sẵn sàng cao.
Các đặc điểm nổi bật của Giải pháp Quản lý báo chí của Công ty Tiền Phong:
Giải pháp Quản lý báo chí xây dựng trên nền tảng ý tưởng về biên tập trực tuyến và biên tập trực tiếp trên trang (Edit on Layout), trong đó các thông tin liên quan đến hoạt động nghiệp vụ được truyền trực tuyến đến các đối tượng liên quan như các phóng viên, các biên tập viên, tổng biên tập,…, đồng thời các hoạt động nghiệp vụ sẽ thực hiện trực tiếp trên các trang báo (layout) mô phỏng, giúp ích đắc lực cho các thành viên tòa soạn (bao gồm cả bộ phận họa sỹ thiết kế) trong việc xuất bản một ấn phẩm cụ thể.
Giải pháp Quản lý báo chí được thiết kế sẵn hệ quản trị thư viện, trong đó quản lý toàn bộ các thông tin phát sinh trong quá trình xuất bản, bao gồm các thông tin liên quan đến các bài báo, các thư viện ảnh, các thư viện layout mẫu phân loại theo từng ấn phẩm xuất bản,….. Các thông tin này có thể được tìm kiếm theo nhiều tiêu chí và cả tìm kiếm toàn văn (full text), hỗ trợ đắc lực cho các thành viên của tòa soạn trong công tác tra cứu cũng như tổng hợp thông tin.
Giải pháp Quản lý báo chí tích hợp khả năng hoạt động với các phần mềm lên trang và thiết kế báo phổ biến hiện nay như Quark Express, Quark Publishing System, Adobe InDesign… hỗ trợ bộ phận họa sỹ thiết kế tương tác sâu rộng với các bộ phận khác trong tòa soạn trong quá trình thiết kế lên trang báo, đồng thời đảm bảo tính xuyên suốt của nghiệp vụ xuất bản từ quá trình lập kế hoạch, biên tập tin bài, thiết kế lên trang, xuất bản, trong đó Tổng biên tập có thể kiểm soát hoàn toàn hoạt động nghiệp vụ của tòa soạn tại tất cả các khâu.
Giải pháp Quản lý báo chí cung cấp khả năng xuất bản báo điện tử, cho phép tòa soạn báo in mở rộng khả năng xuất bản báo điện tử.
Giải pháp tích hợp tòa soạn báo in và báo điện tử sử dụng chung nguồn tài nguyên tin bài, tài nguyên lưu trữ, đảm bảo tính chặt chẽ của quy tình xuất bản tin bài, đồng thời lại tận dụng được tính tức thời, cập nhật khi xuất bản trang tin điện tử.
Giải pháp được thiết kế theo cấu trúc Mô đun dựa trên cấu trúc nền tảng MS SharePoint 2010, cho phép các Tòa soạn báo có thể lựa chọn cài đặt các Mô đun phù hợp với hoạt động của mình trong khi có thể chỉnh sửa các Mô đun khác để đáp ứng các đặc thù công việc riêng.
Các thành phần của phần mềm:
Các thành phần của Phần mềm Quản lý Báo chí được chia làm 3 nhóm:
Phần mềm Lõi: Là hạ tầng của toàn bộ hệ thống phần mềm, ở đây sử dụng giải pháp Microsoft SharePoint 2010. Phần mềm lõi đảm nhiệm chức năng thiết lập hệ thống Cơ sở dữ liệu của Phần mềm, xây dựng hạ tầng truyền thông (Communication) giữa những người sử dụng của hệ thống, hạ tầng cho xử lý luồng công việc (Workflow), hạ tầng cho giao diện người dùng (Web server), ….
a. Các Module nền tảng: Được phát triển từ Phần mềm lõi, các module này thiết lập nên nền tảng cho các hoạt động của các module nghiệp vụ ở lớp trên, bao gồm các module:
b. Module Quản lý Người dùng: Cung cấp chức năng Quản lý Người dùng cho Phần mềm, bao gồm thiết lập hệ thống người dùng phần mềm, các quyền sử dụng (rules) tuân theo quy trình nghiệp vụ cuả Tòa soạn và các cơ quan quản lý. Module này cũng đảm nhiệm một phần chức năng Quản lý nhân sự của Tòa soạn;
c. Module Giao tiếp: sử dụng các bộ giao tiếp (Adapter) do các hãng cung cấp giải pháp thiết kế báo in (Quark,….), module này cho phép Phần mềm Quản lý Báo chí giao tiếp với các phần mềm thiết kế báo in phổ biến, nhằm tích hợp chặt chẽ hoạt động thiết kế trang báo với hoạt động nghiệp vụ chung của tòa soạn.
d. Module Quản lý thư viện: Là module đảm nhiệm chức năng kho dữ liệu (Warehouse) của hệ thống, thực hiện nhiệm vụ thu thập, lưu trữ, cung cấp khả năng tìm kiếm đa dang toàn bộ thông tin phát sinh trong toàn bộ hoạt động của tòa soạn. Các thông tin bao gồm thông tin về bài viết, thông tin về định dạng trang báo, thông tin lưu trữ các ấn phẩm đã xuất bản,… dưới dạng văn bản (với nhiều khuôn dạng khác nhau), hình ảnh, âm thanh, … Các thông tin đều được lưu trữ bao gồm các thông tin tham khảo (metadata) thích hợp, cho phép tìm kiếm theo các tiêu chí phân loại và cả tìm kiếm toàn văn (full text);
Mô đun quản lý Thư viện được phát triển trên nền tảng MS SharePoint nên Chương trình có được các điểm mạnh của các chương trình phần mềm của Microsoft cung cấp.
Mô đun quản lý Thư viện cho phép lưu trữ một số lượng lớn các bài báo, hình ảnh và ảnh của các trang báo dựa trên khả năng của nền tảng phần mềm lõi Microsoft SharePoint. Mô đun cho phép tìm kiếm nhanh với hiệu qủa cao các thông tin cần tìm, đọc nội dung từ ngữ và xem các ảnh đính kèm của bài báo cũng như biết được ngày phát hành của các bài báo này trên các ấn phẩm liên quan.
c. Các Module Nghiệp vụ (Bussiness): Các module Nghiệp vụ cung cấp các chức năng mức người dùng của toàn bộ hoạt động nghiệp vụ của tòa soạn báo. Có thể chia các module Nghiệp vụ làm 2 loại: các module chính đảm nhiệm các chức năng chủ yếu của hoạt đọng của tòa soạn và cấp quản lý, bao gồm module Biên tập, module Báo cáo và module Báo điện tử; các module phụ trợ bao gồm module Quản lý Phát hành và module Quản lý Quảng cáo.
· Module Quản lý Biên tập: Đây là module chính đảm nhiệm chức năng quản lý biên tập, xuất bản của Phần mềm. Module cung cấp các chức năng xây dựng kế hoạch xuất bản, đăng ký tin bài, phân việc cho các thành viên tòa soạn, hỗ trợ thiết kế trang báo in…
· Module Báo cáo: Cung cấp cho lãnh đạo các báo và các cấp quản lý các báo cáo về toàn bộ hoạt động của tòa soạn. Ngoài ra, module cũng cung cấp khả năng truyền nhận các báo cáo mang tính tức thời theo yêu cầu quản lý.
· Module Quản lý Phát hành: Thực hiện các chức năng liên quan đến Quản lý Phát hành như quản lý hợp đồng mua báo, quản lý phát hành, kế toán…
Module Quản lý Quảng cáo: Các chức năng liên quan đến quảng cáo như lập hợp đồng quảng cáo (có hỗ trợ tính năng tính phí), tích hợp với các tính năng hỗ trợ thiết kế báo…
· Module Báo điện tử: Cho phép tích hợp khả năng xuất bản dạng báo điện tử cho các tòa soạn báo in truyền thống. Các thông tin xuất bản sử dụng chung tài nguyên tin bài với các nội dung của báo in, đảm bảo tính nhanh chóng, kịp thời của việc thông tin các tin bài cần thiết đến độc giả. Module báo điện tử sử dụng chung hạ tầng máy chủ web với hệ thống Phần mềm Quản lý báo chí
1. Các chức năng chính của phần mềm:
MODULE BIÊN TẬP
| Số TT | Chức năng | Giải thích |
| I | LẬP KẾ HOẠCH XUẤT BẢN | |
| I.1 | Thư viện layout | |
| I.1.1 | Tạo layout | Cho phép người dùng tạo layout cho từng chuyên mục thuộc từng ấn phẩm xuất bản |
| I.1.2 | Chọn layout hiển thị | Chọn kiểu hiển thị layout cho chuyên mục là loại layout 1 hay 2 trang để áp dụng cho chuyên mục trên toàn bộ kế hoạch phát hành của ấn phẩm hoặc chỉ áp dụng cho một ngày cụ thể nằm trong kế hoạch phát hành của ấn phẩm đó |
| I.2 | Đề xuất ý tưởng | |
| I.2.1 | Đề xuất ý tưởng | Cho phép các thành viên của Tòa soạn đề xuất ý tưởng cho chuyên mục thuộc ấn phẩm của ngày nào đó (viết bài trên layout dựng sẵn, hoặc không trên layout) |
| I.2.2 | Quản lý ý tưởng | Chức năng xem, sửa, xóa ý tưởng |
| I.2.3 | Phê duyệt ý tưởng | Cho phép lãnh đạo tòa soạn và các thành viên được ủy quyền phê duyệt ý tưởng (Khi ý tưởng được phê duyệt, ý tưởng đó sẽ tự động chuyển qua mục phân công việc); hiển thị lịch sử phê duyệt ý tưởng. |
| I.2.4 | Thay đổi sử dụng ý tưởng | Cho phép chuyển vị trí tin sang vị trí khác trong layout, chuyển ý tưởng sang chuyên mục khác hoặc qua ngày phát hành ấn phẩm khác. |
| I.2.5 | Thông báo | Thông báo tình trạng thêm, sửa, xóa, phê duyệt ý tưởng cho nhân viên trên trang làm việc của phần mềm cho từng thành viên và qua Email đã đăng ký. |
| I.3 | Chức năng phân việc | |
| I.3.1 | Quản lý phân việc | Cho phép Tổng biên tập, thư ký tòa soạn, phụ trách các Ban (Người quản lý) thêm mới công việc cho nhân viên (trên layout hoặc không dùng layout), xem, sửa, xóa công việc của từng nhân viên. |
| I.3.2 | Kế hoạch phân việc | Cho phép Người quản lý xem lại thời khóa biểu phân việc của từng nhân viên dưới quyền, từ đó điều chỉnh công việc cho phù hợp. |
| I.3.3 | Quản trị phân việc trên layout | Cho phép người quản lý thực hiện các thao tác quản lý công việc trên các layout cụ thể, giúp ích cho việc quản lý một cách trực quan. Các chức năng bao gồm: áp dụng layout cho bảng các công việc đã phân công; chức năng di chuyển công việc từ vị trí này, qua vị trí khác trên layout; chức năng chuyển công việc từ chuyên mục này đến chuyên mục khác, ấn phẩm này đến ấn phẩm khác…; chức năng di chuyển công việc từ danh sách công việc không nằm trong layout vào các vị trí trên layout. |
| I.3.4 | Thông báo | Chức năng nhắc việc, thông báo các công việc chuẩn bị hết hạn hoặc quá hạn viết bài. Chức năng thông báo tình trạng thêm, sửa, xóa, phê duyệt công việc cho nhân viên trên trang làm việc của phần mềm cho từng thành viên và qua Email đã đăng ký. |
| II | BIÊN TẬP TIN BÀI | |
| II.1 | Soạn thảo tin bài | |
| II.1.1 | Quản lý soạSoạn thảo tin bài | - Chức năng thêm, sửa, xóa tin bài. - Chức năng chèn ảnh vào tin bài. - Chức năng tìm kiếm từ trong nôi dung tin bài.
- Chức năng thay thế từ trong nội dung tin bài.
- Chức năng bôi màu để chú thích trong tin bài.
- Chức năng thêm mới tập tin đính kèm.
- Chức năng xóa file đính kèm. - Chức năng xem phiên bản tin bài. |
| II.1.2 | Quản lý thuQuản lý thuôc tính tin bài | - Chức năng thêm mới thuộc tin tin bài (Tiêu đề, ấn phẩm, chuyên mục…).
- Chức năng chỉnh sửa thuộc tính tin bài. |
| II.2 | Phê duyệt tin bài | - Chức năng phê duyệt tin bài.
- Chức năng xem lại lịch sử duyệt tin bài.
- Chức năng hiển thị nội dung tin bài ngay trên Layout |
| II.3 | Thông báo | Chức năng thông báo cho nhân viên trạng thái duyệt tin bài trên hệ thống.
- Chức năng thông báo cho nhân viên trạng thái duyệt tin bài trên Email |
MODULE QUẢN LÝ THƯ VIỆN
| Số TT | Chức năng | Giải thích |
| 1 | Quản lý phòng ban | Thêm, sửa, xóa, tìm kiếm Quản lý các phòng ban của Báo |
| 2 | Quản lý chức vụ | Thêm, sửa, xóa, tìm kiếm Quản lý các chức vụ của báo |
| 3 | Danh mục trình độ học vấn | Thêm, sửa, xóa, tìm kiếm Bổ sung quản lý thông tin cho phóng viên nhân viên |
| 4 | Danh mục tôn giáo | Thêm, sửa, xóa, tìm kiếm Bổ sung quản lý thông tin cho phóng viên nhân viên |
| 5 | Quản lý danh mục dân tộc | Thêm, sửa, xóa, tìm kiếm Bổ sung quản lý thông tin cho phóng viên nhân viên |
| 6 | Quản lý hình thức làm việc | Thêm, sửa, xóa Bổ sung quản lý thông tin cho phóng viên nhân viên |
| 7 | Quản ly bút danh | Thêm, sửa, xóa, tìm kiếm Quản lý bút danh cho từng phóng viên |
| 8 | Quản lý đăng ký cấp, sửa đổi thẻ phóng viên, thẻ hội viên | Thêm, sửa, xóa, tìm kiếm |
| 9 | Quản lý lĩnh vực | Thêm, sửa, xóa, tìm kiếm Lĩnh vực thông tin |
| 10 | Quản lý thể loại bài viết | Thêm, sửa, xóa, tìm kiếm Phân biệt thể loại bài viết |
| 11 | Quản lý liên kết | Thêm, sửa, xóa, tìm kiếm Lưu trữ các liên kết trên internet |
| 12 | Quản lý các thư viện tài liệu, thư viện số | Thêm, sửa, xóa, tìm kiếm, lưu vết sửa đổi, khôi phục lại phiên bản sửa đổi, xuất bản nội dung. Cho phép phân loại nội dung bao gồm tài liệu văn bản, tài liệu ảnh, tài liệu da phương tiện, nhân biết bằng biểu tượng trực quan, phân loại tài nội dung theo thuộc tính. |
| 13 | Hệ thống cấp mã tự động cho từng bản ghi khi được cập nhật | Cấp mã tự động cho từng bản ghi theo quy định cấp mã tại mỗi báo |
| 14 | Tìm kiếm | Cho phép tìm kiếm tất cả nội dung trong hệ thống theo từ khóa Hỗ trợ tìm kiếm theo từ khóa thông minh Cho phép tìm kiếm toàn văn(full text) trong một tài liệu với các định dạng phổ biến doc, xls, ppt, .pdf, .zip, .rar Cho phép tìm kếm kho tin bài lưu trên ổ cứng Hiển thị kết quả vắn tắt và làm sáng từ khóa trong kết quả nhận được giúp nhận diện kết quả chính xác Bộ máy tìm kiếm(Search Engine) cho phép đánh chỉ mục theo thời gian thực hoặc đặt lịch Không giới hạn kết quả trả về Hỗ trợ tìm kiếm đa ngôn ngữ |
| 15 | Quản lý thảo luận theo nhóm | Cho phép tạo các diễn đàn để thảo luận theo chủ đề hồ trợ cho các nhóm phóng viên trao đổi thông tin |
| 15 | Danh mục quốc gia | Danh mục các quốc gia và vùng lãnh thổ trên thế giới |
| 16 | Danh mục hành chính Việt Nam | Danh mục hành chính, thành phố, quận, huyện, xã phường của Việt Nam |
| 17 | Danh mục cơ quan quản lý trung ương | Các Bộ, Ban ngành, đoàn thể |
| 18 | Danh mục cơ quan quản lý địa phương | UBND các cấp, các tổ chức đoàn thể |
| 19 | Danh mục các tập đoàn, doanh nghiệp nhà nước | |
| 20 | Danh mục các doanh nghiệp | |
| 21 | Danh mục các đối tác | Phục vụ quảng cáo, phát hành |
| 22 | Danh mục các nhà xuất bản, đại lý, chi nhánh | |
| 23 | Danh sách các chuyên mục tin của Báo/đơn vị | |
MODULE QUẢN LÝ BÁO CÁO
| Số TT | Chức năng | Giải thích |
| 1 | Tạo lập form báo cáo động | Tạo các form báo cáo động theo yêu cầu sử dụng inforpath để thiết kế form mẫu đồng bộ vào hệ thống phần mềm báo cáo Cho phép tạo lập form báo cáo động sử dụng infopath |
| 2 | Tạo các mẫu báo cáo theo excel | Tạo lập các mẫu báo cáo theo excel Cho phép tạo các mẫu báo cáo theo excel |
| 3 | Tạo lập động các danh sách báo cáo | Tạo lập động các danh sách báo cáo theo tiêu chí lọc động, cột thông tin động… |
| 4 | Đóng gói form mẫu báo cáo | Cho phép đóng gói form mẫu báo cáo |
| 5 | Truyền form mẫu báo cáo | Truyền form mẫu báo cáo về các Báo, cho phép lựa chọn Báo đề truyền, có thể truyền đồng thời cho nhiều báo |
| 6 | Thiết lập hệ thống mã đồng bộ cho các Báo | Quy đinh mã đồng bộ Quy định mã đồng bộ cho các báo theo hệ thống sinh mã, để tổng hợp thông tin từ các báo |
| 7 | Tạo lập dữ liệu báo cáo | Cho phép tạo lập dữ liệu đồng bộ(bao gồm Ấn phẩm, chuyên mục, chuyên trang, chủ đề, tin bài…báo cáo theo chỉ đạo, báo cáo định kỳ, báo cáo theo form mẫu) |
| 8 | Đồng bộ dữ liệu, báo cáo | Cho phép đồng bộ dữ liệu (bao gồm: Ấn phẩm, chuyên mục, chuyên trang, chủ đề, tin bài…báo cáo theo chỉ đạo, báo cáo định kỳ, báo cáo theo form mẫu) |
| 9 | Quản lý tìm kiếm tổng hợp tin bài | Cho phép tổng hợp tìm kiếm tin bài từ các Báo gửi về theo nhiều tiêu chí lọc. |
| 10 | Hệ thống thông báo nhắc việc | Gửi email, sms khi truyền nhận, đồng bộ dữ liệu báo cáo, Thông báo của phần mềm khi có công việc mới |
| 11 | Phê duyệt báo cáo | Cho phép phê duyệt, từ chối, yêu cầu thao đổi form mẫu báo cáo từ Sở gửi về Báo Cho phép phê duyệt, từ chối, yêu cầu thao đổi dữ liệu tổng hợp theo form mẫu từ Báo gửi lên sở |
| 12 | Quản lý nhật ký đồng bộ | Cho phép ghi lại toàn bộ các thao tác đồng bộ, tiếp nhận dữ liệu đồng bộ Tìm kiếm, giám sát nhật ký đồng bộ |
2. Đối tượng sử dụng phần mềm:
Đối tượng sử dụng Phần mềm bao gồm hai nhóm chính, hoạt động với các chức năng nhiệm vụ: các Tòa soạn báo in và các Đơn vị Quản lý Báo chí
a. Các thành viên Tòa soạn:
| Tổng Biên tập: Chịu trách nhiệm toàn diện về hoạt động của Tòa soạn. Trong phần mềm, Tổng Biên tập có chức năng chính là phê duyệt các hoạt động nghiệp vụ của Tòa soạn: phê duyệt kế hoạch xuất bản, phê duyệt phân công công việc, phê duyệt nội dung tin bài, phê duyệt thiết kế… Phê duyệt các báo cáo lên cấp Quản lý. Phó Tổng biên tập: Giúp việc cho Tổng Biên tập trong các công tác được phân công, thay mặt Tổng Biên tập trong hoạt động nghiệp vụ của Tòa soạn khi được ủy quyền. |
| Thư ký Tòa soạn: Giúp việc cho Tổng Biên tập trong công tác nghiệp vụ của Tòa soạn, thực hiện chuẩn bị nội dung hoạt động tổng thể nghiệp vụ của Tòa soạn: kế hoạch xuất bản, phân công công việc, nội dung tin bài, thiết kế… |
| Trưởng Ban: Phụ trách hoạt động nghiệp vụ trong lĩnh vực mảng đề tài cụ thể của Tòa soạn như các chuyên mục, các ấn phẩm. Trưởng Ban chịu trách nhiệm phân công công việc cho các Phóng viên, thực hiện công việc biên tập các tin bài,… |
 | Phóng viên: Thực hiên nhiệm vụ thu thập thông tin, đề xuất ý tưởng để xây dựng kế hoạch xuất bản. Thực hiện công việc viết tin bài, tham gia quá trình biên tập và thiết kế mỹ thuật của trang báo. |
| Họa sỹ thiết kế: Chịu trách nhiệm thiết kế mỹ thuật báo in. Trong phần mềm, họa sỹ thiết kế tham gia quá trình phê duyệt bản bông trang báo, thiết kế các layout phục vụ công tác xây dựng kế hoạch, phân công công việc, chuyển thiết kế đến xưởng in và lưu trữ báo chính thức vào hệ thống lưu trữ |
| Nhân viên thống kê/ báo cáo: Chịu trách nhiệm thực hiện các báo cáo định kỳ và đột xuất cho cơ quan quản lý báo chí. Chủ yếu sử dụng module Báo cáo để kết xuất các báo cáo theo yêu cầu. |
b. Các thành viên của Đơn vị Quản lý Báo chí:
| Lãnh đạo cơ quan quản lý báo chí: Là lãnh đạo Sở thông tin truyền thông cấp tỉnh, thành phố. Chịu trách nhiệm quản lý nhà nước hoạt động báo chí. Quản lý hoạt động báo chí thông qua các báo cáo hoạt động báo chí của các Tòa soạn, quản lý nội dung xuất bản báo chí. Ra các quyết định xử phạt theo qui định của Pháp luật. |
| Trưởng Ban chuyên môn: Phụ trách hoạt động quản lý nghiệp vụ trong lĩnh vực được phân công phụ trách… |
| Chuyên viên quản lý: Chịu trách nhiệm thực hiện các báo cáo định kỳ và đột xuất cho cơ quan quản lý báo chí. Chủ yếu sử dụng module Báo cáo để kết xuất các báo cáo theo yêu cầu. |